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Autor: Rafael Blanchard
É muito comum em um treinamento se questionar: “Quais são os melhores relatórios?” E a resposta mais adequada: “Depende do que você precisa, pois cada relatório tem seu objetivo”.
Depois de ler este artigo, provavelmente essa dúvida não virá mais à cabeça, mas se vier, ela terá uma abordagem diferente.
É comum que na agenda do gestor de uma empresa exista alguns relatórios programados para serem recebidos por e-mail. Entretanto ao longo do tempo esses relatórios acabam recebendo cada vez menos a devida atenção. Em um mundo acelerado como o que estamos vivendo, cada minuto é importante e não pode haver desperdício.
Uma pergunta que precisa ser feita para saber qual o relatório ideal é: “Para qual finalidade eu quero esse relatório?”. Primeiramente para saber quais informações realmente serão necessárias e, além disso, identificar se esse documento realmente merece um capricho na elaboração.
Vamos entender melhor do que se trata:
Começamos com o relatório mais comum, que praticamente todo mundo deve conhecer, o “Fechamento de caixa”. Nele costumam ser demonstrados:
- Valores recebidos decorrentes de vendas;
- Movimentações complementares (sangrias e suprimentos) e;
- Saldo final de cada tipo de recebimento (dinheiro, cheque, cartão etc).
Com esse relatório, você terá algumas informações que irão te ajudar na tomada de uma decisão.
- Decisão: Preciso descontar algum valor no salário do funcionário?
- Pergunta: O valor em caixa está de acordo com o que foi registrado?
- Relatório ideal: Fechamento de caixa.
No exemplo acima, estamos diante da seguinte dúvida: minha empresa perdeu ou não dinheiro? – importante, não acha? – e a pessoa responsável dessa situação é o operador de caixa.
O operador, antes de tudo, precisa ser orientado a registrar todas as vendas e, no fim do dia, apresentar o relatório junto com os devidos valores recebidos.
Outras decisões que podem ser tomadas são:
Estou diante de um produto e não sei se devo continuar vendendo-o.
- Decisão: Devo continuar vendendo este produto?
- Pergunta: O quanto este produto representa no meu faturamento?
- Relatório ideal: Curva ABC de produtos.*
*O relatório de curva ABC é um cálculo contábil que lista os produtos em um ranking, no qual os produtos mais vendidos são classificados como A, vendidos moderadamente como B e menos vendidos como C.
Meu fornecedor me fez uma ótima oferta, mas preciso investir um pouco mais. Não sei se posso realizar tal investimento.
- Decisão: Devo investir nessa oferta?
- Pergunta: Como está o movimento de vendas dos últimos dias?
- Relatório ideal: Evolução de vendas por período.
Um gestor pode estar sujeito à incontáveis decisões e, para a maioria delas, haverá um ou até mais de um relatório que irá trazer a resposta à pergunta.
Não perca tempo analisando relatórios e gráficos que não te levarão a uma decisão. Invista seu tempo buscando as incógnitas, fazendo perguntas e, no final, buscando “O relatório” que irá resolver o seu problema. Não faça mais a pergunta: “Quais são os melhores relatórios? ”, e sim: “Quais são as decisões mais importantes? ”.
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