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Autora: Maria Luisa Coelho.
Seu negócio precisa estar sempre fluindo normalmente, principalmente em momentos de pico. Seu
sistema deve estar funcionando e automatizando toda a produção do seu estabelecimento. Qualquer interrupção pode gerar filas, atrasos e desgastes por parte do seus clientes. Por isso, em caso de problemas com equipamentos, é preciso estar com o ambiente de trabalho pronto pra lidar com qualquer adversidade. É ai que o backup entra.
Notas fiscais, dados pessoais de clientes e fornecedores, além de informações sobre seu próprio estabelecimento, como históricos de venda, controle de estoques e orçamentos, devem estar protegidos contra perdas e danos. Em uma pane completa do seu computador, roubo, acidente ou ameaça de vírus, por exemplo, você conseguiria reaver todos os documentos perdidos? Sem um backup completo, muito provavelmente não.
As perdas de dados podem acontecer das mais variadas maneiras, entre vírus, erros acidentais, roubos, desastres, como incêndios e inundações, falhas físicas do computador e até mesmo qualquer água ou café acidentalmente derrubado nele. O equipamento pode falhar a qualquer hora, em qualquer lugar e quando menos esperamos. É preciso estar preparado, pois quando o problema acontece tudo que armazenamos no equipamento é perdido em questão de segundos e sem um backup, dificilmente as informações serão resgatadas.
O backup nada mais é que o armazenamento prévio de arquivos para segurança. Realizar esse procedimento significa criar uma cópia dos seus arquivos mais importantes, que poderão ser usados caso você perca o original. Lembrando que esse segundo arquivo deve ser guardado em outro lugar mais seguro.
Se você nunca fez um backup em seu computador, a dica é começar escolhendo quais arquivos receberão a cópia extra de segurança. Faça alguns questionamentos a si mesmo: O que você precisaria salvar do seu computador caso ele fosse roubado ou danificado? Informações básicas sobre seus clientes, com telefone, nome e endereço, documentos importantes da empresa, informações sobre contas bancárias. E quanto aos acessos via web? O que de mais importante você pode querer salvar da internet? Lembre-se que se seu e-mail for hackeado, por exemplo, você pode perder todas as informações contidas nele.
Depois de se questionar e selecionar tudo que deseja salvar do seu computador, é preciso entender melhor quais os benefícios de ser realizar um backup. Entre eles estão: a proteção dos dados dos seus clientes e também pessoais, a fácil recuperação dos mesmos caso haja uma adversidade e a tranquilidade de não ter que se preocupar com qualquer perda caso ocorra algum problema. Esse último tópico pode parecer estranho, mas pense que sem estresse ou preocupação, você poderá canalizar suas energias em outras atividades importantes para o andamento do seu negócio.
Passado esse processo inicial, chegou a hora de escolher entre os tipos de backup disponíveis para iniciar o processo em seu estabelecimento:
- Cartão de memória: mais usado para backups menores ou usuários de celular. As desvantagens desses equipamentos baratos são que eles, de vez em quando, tornam-se instáveis e fáceis de serem perdidos ou danificados (graças ao seu pequeno tamanho). Além disso, backup é feito, o backup anterior é sobrescrito, ou seja, apenas uma versão do backup é armazenada.
- HD externo: se você possui um HD externo, pode-se fazer o backup dos dados no aparelho utilizando os recursos de backup internos do computador. Basta conectar o HD ao computador e utilizar a ferramenta de backup, ou deixá-lo plugado no seu PC sempre que estiver em casa para que seja feito o backup automático. As vantagens de utilizar esse meio de backup é que ele é mais barato e rápido. Contudo, caso você seja roubado, seu backup pode ser perdido.
- Plataformas online: o backup online é uma escolha popular para pequenos e médios negócios por possuir um custo baixo. Você seleciona os dados que você quer fazer backup, e eles são transferidos em um formato criptografado para um centro de dados de alta segurança na internet. Por serem automatizados, você pode recuperar arquivos únicos ou o backup completo apenas com um clique do mouse.
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