Autores: Daiana de Paiva e Rafael Blanchard.
É um arquivo digital usado na NF-e (Nota Fiscal eletrônica) e na NFC-e (Nota Fiscal do Consumidor eletrônica). Quando é feita uma operação com mercadorias, todas as informações referentes são digitalizadas em um arquivo no formato XML para serem transmitidas à SEFAZ. A linguagem XML é eficiente por separar as informações em TAG, por exemplo: Se a pessoa que envia um arquivo XML usa um padrão de TAG como aquele usado pelo seu receptor, o arquivo será lido com muita facilidade, como acontece entre o software de gestão e a SEFAZ.
Criando uma analogia, é como se dispuséssemos de vários documentos de diversos assuntos a serem enviados para uma pessoa. Se separássemos esses documentos (DADOS DA OPERAÇÃO) em várias caixas nomeadas por assunto (TAG), e enviássemos todas as caixas como um lote para o destinatário, ao receber, o mesmo não teria dificuldades para verificar os documentos.
Os arquivos XML são documentos muito valiosos para uma empresa, pois são considerados arquivos fiscais e podem ser exigidos pelo contador ou em uma fiscalização. Tais documentos possuem uma validade de 5 anos, portanto precisam ser armazenados por esse período pela empresa. Todo XML que possuir os dados da empresa, seja entrada ou saída de mercadoria, seja como empresa de origem ou de destino, é essencial armazena-los em local seguro.
Recomenda-se criar pastas separadas por tipo de movimento (entrada ou saída), por mês e ano.
A DANFE (Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica) ou DANFCE (Documento Auxiliar de Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica), que traz as informações principais da operação em um formato mais amigável. O armazenamento da DANFE ou DANFCE impressa é dispensável por não se tratar do documento fiscal em si e poder ser reimpresso a qualquer momento tendo o arquivo XML em posse.