VarejoDLL Automação - Por que os arquivos XML são importantes?

Autora: Maria Luisa Coelho.

 

Você provavelmente sabe ou pelo menos já ouviu falar em uma Nota Fiscal Eletrônica (NF-e). Esse tipo de documento, usado para facilitar e agilizar o trabalho de fiscalização dos órgãos públicos, é emitido, recebido e armazenado digitalmente. Desse procedimento eletrônico, são gerados dois outros documentos importantes: o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (Danfe) e o arquivo XML da nota fiscal.

Agora, a gente te pergunta: se mal ouvimos falar de XML, porque será que eles são tão importantes? Bom, esse tipo de documento possui o mesmo valor fiscal que uma NF-e só que em versão digital. Ele contém todos os dados da nota emitida em formato de código. É através dele que a Secretária da Fazenda verifica os dados preenchidos e autoriza ou rejeita a emissão de uma nota fiscal.

E acredite, esse não é o único papel do XML. Vamos supor que você tenha perdido sua nota impressa ou digitalizada. Caso isso realmente tenha acontecido, você pode revê-lo através do XML, porque alguns softwares conseguem decodificar o arquivo e gerar uma nova nota.

Ah, e caso você tenha perdido seu arquivo XML  pode fazer o caminho inverso e reavê-lo. Sabe como? É só entrar no portal da Sefaz e pesquisar pelo documento usando a sua chave de acesso localizada na parte superior da nota.

Agora que você  sabe o que é um arquivo XML, já podemos te explicar a diferença entre ele e o DANFE, documento que também é emitido à partir da Nota Fiscal Eletrônica. Bom, esse último funciona como um documento auxiliar para visualização e impressão.

Em outras palavras, o XML é um documento fiscal assinado pela empresa e pelo Sefaz, enquanto o DANFE é um resumo dessa nota. Digamos, que dentro desse arquivo original existem diversas informações, que para o cliente não são necessárias. Por isso, a Secretaria de Estado de Fazenda criou o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (Danfe).

E como esse processo todo funciona? De onde sai o XML e o Danfe? Logo, o caixa da empresa registra o produto que será vendido e com isso, o seu programa cria o tal arquivo XML. Depois de criado, ele é assinado com o certificado digital do seu próprio estabelecimento. De lá, é mandado para a Secretaria de Estado de Fazenda, que o confere, verifica e posteriormente o assina. Depois de assinado, o documento volta para a empresa e é novamente no próprio caixa, que esse arquivo é transformado em Danfe, uma nota fiscal mais legível para o consumidor.

Se você está acostumado a guardar suas notas fiscais por segurança, não se preocupe mais com isso. Enquanto o DANFE não precisa ser armazenado, o XML sim. É com ele que você precisa ter cuidado e controle. Lembre-se, legalmente eles devem ser guardados por até 5 anos.

Como deve ser organizado o arquivo XML? Leia mais.

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